摘要：为全面贯彻国家对各行业风险管控要求，上海印钞有限公司基于行业发展需求和企业实际运营情况，推动实施以风险管控为核心、集约化管理为手段的采购管理体系创新工程。该工程基于企业采购管理中常见问题、以管理学理论为基础形成体系框架，具有科学性和针对性。上海印钞有限公司围绕“决策、执行、监督”三个核心层级；从“风险评价、体制改革、制度建设、信息建设、供方监控、人员管理”六个方面着手，建立“纵深防范构建体系、归口管理相互制衡、明确标准严格执行、流程内嵌风控节点、动态评价优化选商、规范履职强化能力”的六项集约化管理机制；最终实现“合规经营、全面风控、降本增效、闭环管理、协同创新”五大管理成效。在该创新工程的建立下，基于风险管控的集约化采购管理体系创新工程主要成果体现在以下四个方面。一是创建了采购项目制管理新模式；二是采用了采购集成归口管理模式，以三个核心层级为中心全面梳理采购关键环节，在合规条件下兼顾效率；三是搭建了“三纵三横三层”的采购风险评估模型，充分借鉴三维理念，将风险管理、采购管理、层级管理融入其中；四是建立了嵌入式风险防控预警机制，利用信息化手段围绕流程的重点环节和重点决策，在不同信息管理系统、采购业务层面、采购审批领域进行嵌入。

企业简介

上海印钞有限公司是隶属中国人民银行、中国印钞造币总公司的一家大型骨干印钞企业，从事人民币和增值税专用发票、银行专用票据等有价证券及护照等高级防伪证书的生产经营活动。截止2020年底，资产规模达到29.6亿元。目前，公司占地总面积为86,923平方米（130.32亩），总建筑面积为14.4万平方米。

上海印钞有限公司始建于1941年2月1日的重庆枣子岚垭，时称“中央信托局重庆印制厂”。抗日战争胜利后搬迁至上海，1945年9月8日，改名为“中央印制厂上海厂”。1949年5月28日，中国人民解放军上海市军事管制委员会接管中央印制厂。1950年6月6日，命名为“中国人民银行上海人民印刷厂”。1955年元旦，改名“国营五四二厂”。1987年10月29日，使用“上海印钞厂”。2008年3月13日，作为印钞造币行业现代企业制度改革试点单位，上海印钞厂更名为“上海印钞有限公司”。

上钞公司从国民政府时期起，就是最重要的国家印钞厂，至今仍是国内钞券印制量最大的企业之一。上钞公司参与了第一至第五套人民币的印制，并设计和生产了中华人民共和国成立五十周年纪念钞以及国库券、东亚运动会纪念邮票、浦东邮票和护照、航空航天纪念钞、澳门生肖钞、“浦东改革开放三十周年”纪念券，出色完成“共和国勋章”证书、“国家荣誉称号”证书和公安部特勤局70周年国庆庆典通行证证卡等大量有价证券，以及各类高端防伪产品的印制任务，为维护社会经济的正常秩序，促进国家金融事业的发展做出了突出贡献。

历经近八十年的不懈努力，上钞公司已发展成为拥有先进工艺技术、精良机械设备、科学经营管理、良好品牌信誉的现代化公司。公司先后通过ISO9001、ISO14001、ISO45001管理体系认证，公司连续十届荣获“上海市文明单位”称号，曾荣获“全国五一劳动奖状”、“高新技术企业”、“上海市节能先进集体”、“上海市学习型企事业单位”等称号，并始终位列上海市工业企业销售收入500强。

一、集约化采购管理体系创新工程的背景

（一）贯彻落实国家风险管控的要求

2006年国务院国有资产监督管理委员会印发《中央企业全面风险管理指引》通知，其中强调“ 企业全面风险管理是一项十分重要的工作，关系到国有资产保值增值和企业持续、健康、稳定发展。”2018年国资委在《2018国资国企十大关键词之五》中提出“进入新时代，央企要实现高质量发展和世界一流企业，需要更加重视风险防范。”2021年在《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》中提到的，“要确保国家经济安全，加强经济安全风险预警、防控机制和能力建设，实现重要产业、基础设施、战略资源、重大科技等关键领域安全可控。”

随着国有企业改革不断深入，以及国内外经济形势变化给企业发展带来的挑战和影响，国务院国资委对国有企业的投资和经营风险防控力度不断增加。从企业属性而言国有企业相较于民营企业运行会相对稳定，但从管理机制、运营机制与资本属性等内部因素，以及市场波动、需求结构变化等外部因素影响下，国有企业发展中的风险不可忽视。对于企业来说，开展行之有效的风险管理与控制措施就需要以制度的形式构建完善的风险管理体系，以规范企业的风险管理与控制动作确保风险管理行为的有效性。从行业角度，支付领域第三方移动支付规模不断扩大，近年来中国M0年均增长率不断下滑，这对印钞行业形成了一定的冲击。面对新发展格局，建立和完善科学规范、全面系统、执行有力的高标准管理体系，不断提高风险预警和防范管理体系能力，确保风控高水平发展义不容辞。

（二）企业采购管理面临亟需提高风险管控能力

从企业管理角度，风险管理是确保企业稳定运营和规避风险的有效手段,采购管理作为风险管控的第一道关口而备受关注。上海印钞有限公司采购管理一直是企业实施内部控制管理工作的重点，面对高质量发展的推动和行业加速转型，企业采购管理的问题不断暴露，主要存在以下几方面：

一是在采购初期，采购风险的预见能力不足没能形成良好的风险辨识；同时上钞公司的采购风险管理制度优化空间较大，相应的决策权限和开展流程尚需完善。二是在采购过程中，相应的制度和标准存在不完善的情况，例如采购需求审批流程的缺位，另一方面由于采购过程的繁琐，没能在各个重要环节将风险防控管理到位，例如审批、采购业务决策环节缺少预警机制。三是在监管方面，内部侧采购管理中由于人员权责不清导致监管交叉，降低运行效率的情况时有发生；外部侧供应商的风险控制处于管理空白，缺少相应的标准和管理方案进行动态管理，如果在执行过程重要供应商出现问题会加大企业运行风险。

因此，对原有的采购管理模式进行创新和变革较为迫切，建立集约化采购管理模式有利于数据的快速收集反馈，实现物流、信息流、资金流的动态跟踪，从而适应企业高质量的客观需求。为此上海印钞有限公司开展《基于风险管控的集约化采购管理体系创新工程》项目，希望通过项目实施，形成“以合规为灵魂、以标准为基础、以内控为主线”的新采购管理体系，全方位提升上海印钞有限公司的采购业务能力，同时对行业采购管理模式的构建提供新思路。

二、集约化采购管理体系创新工程的主要做法

（一）探索科学的理论作为风控管理及采购管理的基础

20世纪70年代风险管理理论的发展迎来了加速，各国学者普遍表示出对项目风险管理的极大关注。从学术角度，企业全部风险说是经营管理型风险管理的理论基础，企业全部风险说以德国和英国为代表，该学说将风险管理的对象设定企业的静态风险和动态风险。

风险管理有三大理论模型，一是Boehm模型，它指出风险管理由风险评估和风险控制两大部分组成，风险评估包含识别、分析、设置优先级3项，风险控制则包括制定管理计划、解决和监督风险3项。二是SEI提出的CRM模型，它要求在项目生命期的所有阶段都关注风险识别和管理，将风险管理划分为风险识别、分析、计划、跟踪、控制5个步骤。三是Aalborg大学提出的Leavitt模型，它不同于前两者将风险管理过程作为主体，而是更加广泛系统地将软件风险的相关信息组织起来，将形成各种系统的组织划分为任务、结构、角色和技术这四部分去进行风险管理。其中角色覆盖了所有的项目参与者，例如软件用户、项目经理和设计人员等；结构表示项目组织和其他制度上的安排；技术则包括开发工具、方法、硬件软件平台；任务描述了项目的目标和预期结果。Leavitt模型更适用于分析风险管理步骤，当前已经广泛应用于信息系统中，强化了风险管理中的重要环节控制。

采购管理是指对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。采购流程大体可分为提出采购计划-询价比价-评估供方-签订采购合同-交货验收五大部分。对于企业来说采购风险往往可以划分为两类，一类是外因型风险，涉及意外风险、价格风险、采购质量风险、技术进步风险、合同欺诈风险；另一类是内因型风险，涉及计划风险、合同风险、验收风险、存量风险及责任风险。

基于对风险管理理论和采购管理的相关理论的研究，可见采购管理需注重组织、实施与控制的全过程。上海印钞有限公司应结合实际，科学的以Boehm模型和CRM模型为基础强化企业风险识别、分析、计划、跟踪、控制能力，融合Leavitt模型强调信息化系统管理和对重点环节的控制，从而减低采购外因型风险及采购内因型风险的发生概率。

（二）围绕三个核心层级搭建采购管理体系框架

基于采购管理及流程的理论分析，上钞公司一方面通过深入现场，采取“调研-规划-实施-优化”的摸排流程，另一方面对标国家法律法规、相关管理机构以及上级机关要求，全面地对上钞公司采购工作的现状进行深入的调研和分析。最终将组织、实施与控制作为管理基础，建立以“决策、执行、监督”三条主线为核心的新管理体系框架，推进采购管理体系的建设与完善。

图表 1 “决策、执行、监督”三核心示意图

决策主线，重点围绕采购决策过程的重点环节和权限设定展开优化工作，确保决策过程高效的同时有效防范采购的决策风险。执行主线，重点以信息化手段提升执行效率，同时以严格的标准做好过程管理，有效兼顾执行效率和风险控制的平衡。监督主线，重点强化全流程、全方位的监督和管控，并通过形成组织结构和制度设计等方式实现全面的风险防范。

（三）基于六大方面强化六项采购管理机制

上海印钞有限公司以“决策、执行、监督”三条主线为核心，为更好的解决企业采购管理中所提到亟需解决的问题，分别在采购初期提升风险识别能力、促进体制改革；采购过程中完善制度建设、发挥信息系统管控作用；监管过程中优化供方管理、强化人员尽职能力。上海印钞有限公司希望通过精准施策和全方位结合，形成集约化的采购管理。同时，基于六大方面，重点搭建了以“纵深防范构建体系、归口管理相互制衡、明确标准严格执行、流程内嵌风控节点、动态评价优化选商、规范履职强化能力”六项机制为内涵的采购管理体系，促使基于风险管控的集约化采购管理体系创新工程高效运行。

图表 2 六项采购管理机制示意图

1、风险辨识：纵深防范构建体系

采购管理是高风险聚集的活动，企业找准风险防控的关键点、提前做好风险识别至关重要。上海印钞有限公司借鉴三维理念，从纵向、横向、空间三个坐标轴出发，围绕三条核心主线创建了“三纵三横三层”的采购风险评估模型。通过强化采购风险点识别，梳理出了采购风险防控的六大关口要塞。为下一步采购管理新体系的建设指明了改进方向，确保各类采购风险可控、在控，防患于未然。

“三纵三横三层”是上钞公司基于风险管理和采购管理的理论基础建立的评估模型，分别指风险管理纵向三步走、采购系统横向管理三个阶段、以及贯穿整个采购管理的决策、执行、监督层三个层级。

 

图表 3 “三纵三横三层”分析研究示意图

纵向来看，风险管理的第一步是风险分析，围绕采购活动全过程进行分析识别，识别对象是可能存在的或是已经存在的风险源；第二步是风险评估，在风险源识别的基础上分析查找有效管控风险的关键环节；第三步是风险控制，通过落实防控举措在关键环节的作用，研究制定风险防控措施。

横向来看，采购系统管理的第一阶段是采购阶段，通过对采购需求收集审批、采购申请审批、采购文件审批、比选评审、采购结果审批与公示等强化采购初期管理能力；第二阶段是合同阶段，上钞公司从合同谈判与起草、合同审批、合同签署、合同履行等将合同管理的风险降到最低；第三阶段是交付阶段，从采购交付验收、付款等环节保证采购结果的顺利完成。

采购风险防控的六大关口要塞是基于“三纵三横三层”采购风险评估模型梳理出来的，从采购侧和合同侧做好过程把控。关口一是采购源头，做好采购需求编写的风险控制；关口二是采购过程，做好采购文件编写的风险控制；关口三是采购结果，把好开标评审风险防控；关口四是合同源头，把好合同谈判与起草风险防控；关口四是合同过程，把好下订单与跟单风险防控；关口五是合同交付，把好交付验收与付款风险防控。

 

图表 4 采购风控六大要塞示意图

2、体制改革：归口管理相互制衡

公司成立集中采购部后，项目组对所有相关部门在采购管理中的职责进行了梳理，并把它们按决策、执行、监督三个层级进行归集。为更好的明晰职责，上钞公司通过将采购活动权限进行归口管理，做到决策与执行相分离、审核与监督相互控制。同时推行项目制采购，促各个管理层级的下属部门形成相互制衡的关系，使制度的空白能及时被管理手段填补空缺。

其中，采购项目制管理新模式是该工程主要创新点之一。项目组通过对所有的采购需求进行梳理，按费控类型进行归集，划分出19种采购项目类型。针对每一个采购项目类型，明确需求提出部门和需求审批部门。在采购需求归集管理的基础上，以上海印钞有限公司专项项目管理模式为启发，创建了以采购项目经理负责制为基础的采购归口管理新模型。该创新模型，一方面充分将业务管理与采购职责进行深度融合，有利于采购质量的提升，另一方面通过归口管理起到了较好的制衡作用。

决策归口管理方面。公司成立集中采购部，并就采购活动权限进行归口管理。其中，采购需求的管控决策在主控部门；采购过程的管控决策在集中采购部；采购申请审批的决策权在公司领导班子；采购文件审批的决策权在分管副总和总经理；采购结果审批决策权在公司领导班子；合同审批决策权在分管副总、总经理和董事长。

 

图表 5决策归口示意图

执行归口管理方面。采购需求提出归口需求部门，审核归口专业主管部门和采购部门；采购活动执行归口集中采购部；交付验收归口专业主管部门；费用报销归口集中采购部、计划财务部。监督归口管理方面。采购监督归口纪检监察办公室进行统一管理。

3、制度建设：明确标准严格执行

为更好的发挥制度作用，提升制度执行效率，上钞公司通过对标上级采购相关法律法规、采购活动各关键环节的风控分析、财务的内控制度三方面着手，完善了上海印钞有限公司一系列采购制度。力争明确采购活动中各环节的标准与规范，切实把风险管控的关键环节固化成为工作流程。

完善制度标准。上钞公司从采购及合同管理两方面提升标准化管理的能力。采购方面，对采购需求编写、采购文件编写、开标评审等关键环节的管控要求，体现在《上海印钞有限公司集中采购管理办法》《上海印钞有限公司采购评审专家管理实施》《上海印钞有限公司供应商管理办法》等制度中。合同方面，对合同谈判与起草、合同申请执行、交付验收等关键环节的管控要求，落实在《上海印钞有限公司采购合同管理办法》《上海印钞有限公司财务内部控制规范》《上海印钞有限公司集中采购管理办法》等制度中。

固化工作流程。上钞公司根据公司采购相关制度，新建了采购需求审批流程，进一步修改完善了采购申请流程（含采购文件审批）、合同审批流程，协同计划财务部进一步完善了费控审批流程，切实把风险管控关键环节固化成为工作流程。

4、信息建设：流程内嵌风控节点

嵌入式风险控制预警机制，是上钞公司基于风险管控的集约化采购管理体系创新工程主要创新点。上海印钞有限公司利用信息化手段，围绕流程的重点环节和重要决策点，创新提出嵌入式风险控制机制。即以嵌入式风险控制的卡位方式，有效防范各环节风险。

上钞公司通过预警机制、流程内嵌风控节点、信息化系统自动控制三大环节将采购动作规范化，减少了人力成本不必要浪费的同时，提升了企业整体信息化管理能力。

首先，设置预警机制。在不同业务信息管理系统、不同采购业务层面、不同采购审批领域嵌入风险防控预警机制。例如：在采购需求审批环节，跨系统在专项项目系统中增设需求费用预警功能；在采购验收审批环节，跨系统在费用系统中增设支付预警功能；在各系统中，根据采购风险防控要求，通过设置用户角色和权限、数据复核等手段，将风险纳入到采购业务管理各重要环节和决策点。

 

图表 6小额采购流程内嵌风控节点示例图

图表 7合同采购流程内嵌风控节点示例图

其次，审批流程信息化。在采购管理信息系统中，集中统一管理、内控、规范采购流程和审批。例如：开发了《专项项目类采购需求书》《服务类采购需求书》《土建修缮类采购需求书》《设备维修类采购需求书》《其他类采购项目需求表》《单一来源采购说明》《市场调研表》《市场调研报告》等一系列采购文件模板，把规范要求和风险防控要求，通过信息手段融入并内嵌至审批流程，实现对风险的嵌入式防控。

最后，强化自动控制。在三个采购核心模块中，按照内控和风控要求，实现业务流程的自动化。采购申请、招标申请、合同审批是采购管理信息系统中的核心系统，上海印钞有限公司利用信息手段，识别关键控制点，调整系统中的业务流程及其控制的参数配置，将业务流程中的风险通过系统进行自动控制。

5、供方监控：动态评价优化选商

为更好的推动采购管理的全过程风险防控，上钞公司的监管机制将供应商管理也纳入信息化系统中。从供应商管理易出现问题的三大风险点、审核供应商的五大环节、动态分层分级分类管理三方面出发加强对供应商的管理。

强化三大风险点的风险防范。在以往的采购经验和对行业的调研来看，质量、价格、交付三大方面的风险发生率最高，上海印钞有限公司围绕质量风险、价格风险、及时交付风险，审视供应商管理全过程。

注重五大环节考核。基于风险管控的集约化采购管理体系创新工程是为了更好的强化对采购全流程的风控管理，因此上钞公司从发现供应商、评估供应商、优选供应商、日常跟踪考核供应商、年度考核供应商等五个环节，加强对供应商的管理。新增《供应商资质信用情况审核表》，加强对供应商的资质审核。

图表 8供应商资质信用情况审核表示例图

建立分层分级分类管理模式。上钞公司创新提出“一般供应商全覆盖，重要供应商深考核”的管理思路，将评价模式按照一般供应商和重要供应商进行监管，根据其交付情况进行评价打分。上钞公司创新设计了《供应商交付异常情况反馈表》，修订完善《供应商日常评价表》，通过《供应商交付异常情况反馈表》实现对供应商日常管理的全覆盖，通过《供应商日常评价表》实现对重要供应商的深度考核，以点面结合的方式实现动态管理。

 

图表 9供应商评价对比示意图

同时上钞公司将供应商进行分级管控，根据相应的采购要求和履约情况分为优质供应商、合格供应商、限制供应商、黑名单供应商等四个层级。以评分标准判定该供应商能够继续参与公司采购活动。

图表 11供应商分级管理标准表

上钞公司创新提出的“以质论量”思路，在合同中对入围供应商明确提出，年度配额并非一成不变而是动态变化的，对服务质量差的供应商将减少份额，反之增加份额，既能降低风险，又能激发活力。此外，上钞公司还加强了对供应商的廉政提醒约束，各供应商需签订《廉洁协议》作为行为约束。

6、人员管理：规范履职强化能力

集约化采购管理离不开人员管理，人的因素是采购活动风险管理的一项重要因素，也是实现采购活动创造价值的重要力量。上海印钞有限公司通过“教育引导、制度规范、监督管理、严肃惩戒、文化熏陶”五环相扣的工作模式，筑牢思想、制度、纪律、监督“四道防线”，把强制性的党纪国法和企业制度规范转为员工自觉执行，具体从以下三方面落实开展。

强调规范意识。按照“增强规范履职意识、提升规范履职能力”，上海印钞有限公司修订完善了5个岗位规范，协同纪检监察办公室签订《上海印钞有限公司党风廉政建设责任书》，让企业员工从内到外形成规范意识、牢筑思想之堤。

科学设置岗位。按照“岗位不相容、相互制约”的要求，上海印钞有限公司就设置采购岗位人员提出了方案。一是采取需求岗位，采购岗位、验收岗位分设；二是采购申请岗位、采购文件的编制与发布比选岗位、合同管理岗位分设；三是集中采购部部门主任的分工，将采购审核岗位、合同审核岗位分别设置。

强化人才培养。同时，注重对采购业务人员的培养。在《集中采购管理办法》《采购评审专家管理实施细则》中都明确提出，要加强对采购业务人员的培训，不断提升业务能力。

• 三、集约化采购管理体系创新工程的实施效果

  • （一）合规经营

达到合规经营，风险防范可控。上海印钞有限公司对标法律法规和总公司的各项要求，持续更新企业的风险管理库和风险案例库，全面实现采购各项风险点与公司的标准、流程、规范相衔接和对应，从而使企业有效规避了违规风险，实现了党风廉政实现“四不发生”，保障了公司采购活动的合法合规性。

• • （二）全面风控

风险管理是一项为企业创造价值、全员参与的管理活动。上海印钞有限公司瞄准采购管理体系，通过梳理采购过程关键风险点，创新采用嵌入式风险管控手段，搭建纵横结合的采购内控制度体系，以强化企业内部控制体系建设水平，培育了具有上钞公司特色的全员参与、全过程控制、全方位监督的风险管理文化。

• • （三）降本增效

上海印钞有限公司以组织机构和业务流程改革为中心，打破职能制组织架构的壁垒，建立集中采购系统，改进分层分级审批、消除冗余环节、优化采购流程、使得企业内控进一步优化，2019年与预算相比节约资金约1000万元，2020年节约700万元左右。另一方面，人力资源管理效益有效提高。直接节约人力成本86万元。其中：因避免了很多重复性的工作，提高了工作效率，一年减少约4000个工时，折算成本36万元。其次，人员的整合，减少1名采购员、2名中层管理人员，节约人员年均工资约为50万元。

• • （四）闭环管理

建立采购管理运行评价体系，实现采购的闭环管理，推动采购过程的持续优化。上海印钞有限公司发挥信息化平台的支撑作用，通过建立健全采购过程的数据采集和分析模板，用大数据的手段对采购过程中的各类情形进行定量化的分析，形成改进建议；此外，结合各项采购管理评价指标的实际评价和考核情况，如质量、效率、成本、风险等，以评价和考核为手段推动闭环管理，持续推进采购过程的优化持续改进。

• • （五）协同创新

建立协同创新的采购管理模块。以采购流程为核心线索，打通采购管理模块、合同管理模块、专家管理模块和供应商管理模块等“烟囱”式的信息化系统，实现采购过程的物流、现金流、信息流在一套信息化系统中的顺畅、无阻碍的流转，有效提升采购过程管理效率。

实现企业组织管理协同创新。围绕严格管理，构建了以全面风险管控为首要切入点，以标准化为基础、以绩效评价为驱动、以采购管理为主体的协同创新管理模式。